Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von unseren Auftraggebern

1. Einleitung 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist: 

RiJu Connecting GmbH

vertreten durch die Geschäftsführer Julia Krantz und Riccardo Sauda Hauptstraße 106

68535 Edingen-Neckarhausen Deutschland

Tel.: 069/850966010

E-Mail: info@riju-gmbh.de

Website: www.riju-gmbh.de

– Im Folgenden: RiJu – 

Im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates) und in Übereinstimmung mit jeder etwaigen zugehörigen landesspezifischen Rechtsprechung eines Mitgliedsstaates und gemeinsam mit jeglichen zusätzlichen nationalen Datenschutzbestimmungen (zusammen “Datenschutzbestimmungen”), fasst diese Datenschutzerklärung („diese Erklärung“) für Kunden von RiJu die personenbezogenen und sensiblen Daten i.S.d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO, die RiJu von Ihnen erhebt und verarbeitet, sowie den Zweck der Verarbeitung und Ihre diesbezüglichen Rechte zusammen.

2. Kategorien betroffener Personen 

Diese Erklärung bezieht sich auf Informationen, die RiJu von jeder natürlichen Person, die sich bei RiJu als Arbeitgeber oder Vermittler um eine Stelle bei einem Dritten bewirbt, für RiJu als Arbeitnehmer arbeitet oder für RiJu als Arbeitnehmer gearbeitet hat oder durch RiJu für eine Stelle bei einem Dritten vermittelt wurde, erhebt und verarbeitet. Dies schließt aktuelle und frühere Bewerber (erfolgreich sowie nicht-erfolgreich), aktuelle und frühere Mitarbeiter, aktuelle und frühere Agenturen und Drittparteien, aktuelle und frühere befristete oder vorübergehende Mitarbeiter und aktuelle und frühere Vertragsbedienstete und/ oder selbständige Berater / Auftragnehmer ein. In dieser Erklärung werden die betroffenen Personen, unabhängig der Art der Beschäftigung, als „Mitarbeiter“ zusammengefasst.

3. Art der erhobenen personenbezogenen Daten 

Im Verlauf Ihrer Tätigkeit kann RiJu personenbezogene Daten von Ihnen oder Ihren Angehörigen, Begünstigten und anderen natürlichen Personen erheben.

Die durch RiJu verarbeiteten personenbezogenen Daten sind:

Daten zur Identifikation, zum Beispiel Ihr Name, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum, Mitarbeiter- oder Abrechnungsnummer;

Kontaktdaten, zum Beispiel: Ihre Privatadresse, private Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Notfallnummern und / oder Kontaktdaten der nächsten Angehörigen;

Stellenbezogene Daten, zum Beispiel Ihre Titel / Position, Grad, Status, Vorgesetzte, Arbeitsplatz / Arbeitsstelle(n), Arbeitsvertrag, Leistungsbeurteilungen, Unterlagen zu Ausbildung und Karriereentwicklung, Unterlagen zu jeglichen Beschwerden oder Disziplinarverfahren, die Sie eingeleitet haben oder in die Sie verwickelt waren, Informationen hinsichtlich beantragtem und genommenem Jahresurlaub, Informationen hinsichtlich jeglichen anderen beantragten und erfolgten Urlaubs (einschließlich Mutterschutz / Vaterschaftsurlaub / Adoptionsurlaub, Elternzeit, Sabbatjahre usw.) sowie Unterlagen zu Krankheitstagen;

Informationen zu beruflicher Qualifikation, Erfolgen, Fähigkeiten, im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit nötigen Berechtigungen, Anfragen und Unterlagen zu polizeilichen Führungszeugnissen und/ oder Mitgliedschaft in einem Berufsverband;

Nationale oder andere Ausweisdokumente, zum Beispiel Ihr Personalausweis / Reisepass, Informationen hinsichtlich des „Rechts auf Arbeit“, Informationen hinsichtlich jeglicher beantragten Visen sowie die Sozialversicherungsnummer;

Informationen zum Ehe- oder Lebenspartner oder Angehörigen, zum Beispiel, Namen, Alter und Kontaktdaten. Unter Umständen muss RiJu im Zuge der Gewährung von Sozialversicherungsleistungen Informationen bezüglich der Gesundheit ihrer Ehe- oder Lebenspartner oder Angehörigen verarbeiten;

Finanzinformationen, zum Beispiel Kontoinformationen, Unterlagen zu Gehalts- und anderen Zahlungen sowie steuerliche Informationen;

Informationen bezüglich Renten und Mitarbeiter-Boni, zum Beispiel Informationen hinsichtlich Ihrer Rentenberechtigung, Beiträgen zu gesetzlichen und betrieblichen Renten, Informationen bezüglich Vorruhestand (falls zutreffend), Zuschüsse zum Fahrzeug oder Vergünstigungen in Form eines Firmenwagens, Lebensversicherungen, Aktienbezugsrechte, privater Krankenversicherung, Einkommenssicherung / Verdienstausfall-Schutz und Informationen hinsichtlich weiterer angebotener Versicherungen und Vergünstigungen; und

Informationen bezüglich Ihrer Nutzung der Systeme, Geräte und des Eigentums von RiJu, zum Beispiel, Ihre Computer- und / oder Mobiltelefon- oder andere Geräte-ID, mobile und Festnetz- Telefonnummern, User IDs, IP-Adressen, Logfiles, Software und Hardware Inventar, Cookies, Informationen zu Zutritt des Firmengeländes von RiJu und / oder Filmmaterial einer CCTV-Kamera;

RiJu erhebt unter Umständen besondere Kategorien von Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO:

Informationen, die Ihre Gesundheit betreffen, zum Beispiel: Unterlagen über Arbeitsunfälle, Informationen hinsichtlich Personenschadensklagen, medizinische Zeugnisse, Ergebnisse von arbeitsbezogenen Fitnesstests oder andere berufsbezogene medizinische Untersuchungsberichte und Drogen- und Alkoholtestergebnisse;

Informationen über Ihre rassische oder ethnische Abstammung, Geschlecht, Gesundheitszustand, die möglicherweise zur Einhaltung von Anti-Diskriminierungsgesetzen und Meldepflichten gegenüber Behörden erforderlich sind, und die wir benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen bei der Gleichstellung nachzukommen;

zufällig erhaltene Informationen hinsichtlich Ihrer rassischen / ethnischen Abstammung aufgrund von Fotos von Veranstaltungen und / oder Webseiten und anderen Profilen von RiJu;

Informationen über ein Sie betreffendes Strafverfahren, die sich im Rahmen einer Prüfung Ihres Vorstrafenregisters oder durch Ihre verpflichtende Mitteilung ergeben; und weitere sensible personenbezogene Daten, die Sie freiwillig im Rahmen Ihrer Arbeit preisgeben (einschließlich der Weitergabe an Ihre Kollegen).

4. Herkunft der personenbezogenen Daten 

Wir erheben diese Daten für gewöhnlich unmittelbar bei den betroffenen Mitarbeitern. In einigen Fällen erheben wir Daten über Dritte:

Informationen über Strafverfahren, die sich durch eine Überprüfung der Vorstrafenregister ergeben;

Informationen über Ihre finanzielle Lage und Kreditwürdigkeit, die über Kreditauskunfteien bezogen wurden;

Informationen über Ihre vorherige Beschäftigung (einschließlich Beschäftigungsnachweis) und weitere Informationen hinsichtlich Ihrer Eignung für RiJu, die sich aus von Ihnen und / oder Dritten (z.B. Personalagenturen) bereitgestellten Referenzen ergeben;

Weitere Informationen, die wir über externe Dienstleister, die von uns mit der Bewerberüberprüfung beauftragt wurden, erhalten;

Informationen über Ihre Gesundheit, einschließlich Ihrer Arbeits- und Leistungsfähigkeit und / oder Änderungen oder Anpassungen, die laut Ihrem Hausarzt oder einem anderen Facharzt oder Betriebsarzt zu beachten sind;

Bestimmte öffentlich zugängliche Informationen aus öffentlichen Quellen (einschließlich des Internets); und Informationen hinsichtlich Ihres Anspruchs auf Beteiligung an oder Erhalt von Zahlungen oder Vergünstigungen aus jeglichen Sozialversicherungs- oder Rentenplänen, die von RiJu, dem entsprechenden Versicherungsträger oder deren Vertreter angeboten werden.

5. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten 

RiJu verarbeitet die Daten primär zur Erfüllung des zugrundeliegenden Vertragsverhältnisses, also des Arbeitsvertrags oder sonstigen Dienstvertrags. Dies umfasst insbesondere:

Erfüllung unserer steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten als Arbeitgeber;

Auszahlung von Gehalt und sonstigen Lohnbestandteilen; Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist jeweils 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO.

RiJu verarbeitet ferner personenbezogene Daten zur Wahrung berechtigter Interessen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) DSGVO. Solche Interessen sind insbesondere:

Steigerung der Effizienz in den Bereichen IT-Sicherheit / -Management, Buchführung, Kundenservice oder für die Finanzplanung;

Präventive stichprobenartige Kontrolle und repressive Verfolgung von möglichen Verletzungen gesetzlicher Verpflichtungen und / oder internen Richtlinien.

Ferner kann RiJu Sie in Einzelfällen um Einwilligung zur Verwendung personenbezogener Daten bitten. Sofern im Übrigen die Einwilligung im Zusammenhang mit der Erfüllung einer vertraglichen Pflicht notwendig sein oder werden sollte, werden wir darüber gesondert aufklären. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Verarbeitung beruht in diesen Fällen auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO.

6. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten 

RiJu kann Ihre personenbezogenen Daten an andere Personen innerhalb des Unternehmens weitergeben.

Im Falle der Vermittlungstätigkeit gibt RiJu Ihre Daten an den Arbeitgeber weiter, auf dessen Ausschreibung Sie sich beworben haben. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist hierfür Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO oder, falls Sie gesondert eingewilligt haben, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

RiJu kann personenbezogene Daten auch an sonstige Drittparteien weitergeben, einschließlich:

Personen, die RiJu Produkte oder Dienstleistungen zur Verfügung stellen (zum Beispiel Finanz-, Rechts- und andere Berater, Betriebsärzte, HR-Plattform-, Webmail-, Datenspeicherungs- und Support- Provider, Trainings- und Compliance-Partner, Versicherungsträger für Mitarbeiter-Boni (oder bestellte Versicherungsagenten), Anbieter von Überprüfungsdienstleistungen und Sachbearbeiter für die Abrechnung);

Regulierungs- oder andere Behörden;

Vorherige, mögliche oder zukünftige Arbeitgeber;

Behörden;

Mögliche und tatsächliche Käufer von RiJu.

Die Übertragung geschieht insoweit jeweils auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit der dritten Partei gemäß Art. 28 DSGVO, ist zur Erfüllung des Anstellungsverhältnisses erforderlich (Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO) oder beruht auf einer gesetzlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO) zur Offenlegung und Weitergabe.

7.  Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zielen außerhalb von Europa 

RiJu kann Ihre personenbezogenen Daten ggf. an Drittparteien in Drittländer außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO weitergeben.
Dies geschieht jedoch nur, wenn und soweit die Sicherheit der personenbezogenen Daten gemäß den Art. 44 ff. DSGVO gesichert ist.

8.  Datenspeicherungsfristen 

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie es nötig ist, um den mit der Verarbeitung zugrundeliegende Zweck zu verfolgen. Damit werden Ihre Daten zunächst für die Dauer Ihrer Anstellung bei RiJu gespeichert. Ferner speichern wir Daten über die Protokollierung von möglichen Verstößen bis zu sechs Monate lang nach deren Erhebung, sofern sich daraus kein Anspruch ergibt, der verfolgt werden muss.

Wir speichern Ihre Daten ferner bis zum Eintritt der Verjährung aller gegenseitigen Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis (in der Regel 3 Jahre ab dem Schluss des Jahres der Anspruchsentstehung und der Kenntnis von dem jeweiligen Anspruch), oder bis zum Eintritt einer gegebenenfalls bestehenden Verfallsklausel, je nachdem, was später eintritt.

Nach Wegfall des Zwecks löschen wir die Daten unverzüglich, soweit RiJu nicht aufgrund anderer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten zur Speicherung verpflichtet und berechtigt ist. Insbesondere bewahrt RiJu Buchungsbelege (Rechnungen, Vertragsurkunden, Kontoauszüge u.a.) 10 Jahre (§ 147 AO) sowie sonstige relevante Geschäftsunterlagen 6 Jahre (§ 247 HGB) nach Anfallen auf.

9. Ihre Rechte beim Datenschutz Betroffenenrechte

Als von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person haben Sie folgende Rechte:
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).

Beschwerderecht

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der baden-württembergische Datenschutzbeauftragte:

Der baden-württembergische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit vertreten durch Dr. Jan Wacke

Lautenschlagerstraße 20

70173 Stuttgart

Telefon: 0711-615541 0

Telefax: 0711-615541 15

Nähere Informationen erhalten Sie auf dem Serviceportal des Landes Hessen unter folgendem Link:

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

10. Fragen und Anmerkungen

 Bei Fragen und Anmerkungen hinsichtlich dieser Erklärung oder hinsichtlich der Datenschutzpraxis von RiJu wenden Sie sich bitte die oben genannten Kontaktdaten.

Stand: April 2023